Aiuto per realizzare compilazione automatica moduli [Word / Access]

[gioveclg]

allora...mi presento sono ivan...visto che sono in un forum serio...con persone serie...posso liberamente dirvi chi sono....sono un appartenente alle forze dell'ordine...sicuramente non sono l'unico..
comunque io ho bisogno di contattare con qualche programmatore..o comunque con qualcuno che conosce bene word access....ho un piccolo progetto per facilitare il mio lavoro ma non so da dove iniziare...almeno sapere se e' troppo difficile e abbandonare oppure darmi un input che poi parto spero con aiuto vostro....grazie

[OoZic]

Potresti dare qualche info qui sul forum, se proprio non vuoi entrare nei dettagli okay ma almeno sapere qualche info in più perchè "word access" è un mondo

[gioveclg]

allora...in vi spiego...non entro nel merito che se no fate fatica a capire...
mi esprimo con esempio mi viene meglio

quando prendiamo un individuo che arrestiamo...in default...cosa si fa...verbale di arresto verbale di perquisizione verbale di elezioni domicilio...richiesta fotosegnalamento...ed altri verbali...se ci sono cose da sequestrare ci sara' verbale di sequestro comunque sono tutti verbali a carico della persona...quindi in tutti i verbali si devono inserire sempre i soliti campi...cognome nome data di nascita luogo residenza estremi dei documenti riconoscimento se disponibili..ecc...
quindi io ho pensato...ma se inizio con una maschera...che mi dica....chi sono gli operanti...ed inserisco chi opera poiche nei verbali verranno sempre citati...poi che verbali si dovranno compilare...qua una casella mi chiede che verbali devo compilare...poi una maschera che mi chieda che cosa stia facendo...cioe' arresto quindi mi chieda i dati che poi mi andara' a mettere in tutti i verbali....senza fare 100 volte le stesse cose...o meglio pinco pallino una volta scritto verra' ripetutto tante volte...ovvio questo e' solo per dare un idea...poi la cosa...e' piu' complessa...poiche' ci sono altri dati..spero di essere stato abbastanza chiaro....ovvio chi non e' del mestiere e' difficile capire...

[idoido]

ti sei spiegato bene, ti serve praticamente un programma che invece di continuare a usare il cartaceo (o documenti word da compilare ogni volta con gli stessi dati) e perdere tempo, ti faciliti la cosa avendo i dati ricorrenti memorizzati e con una interfaccia rapida per compilare.

indipendentemente dalla tua area di lavoro è una necessità comune a molti luoghi di lavoro (ad esempio prendi uno che fa ispezioni in un cantiere: deve controllare i permessi, che tutti abbiamo il tesserino, se c'è questo tipo di infrazione compilare il modulo X, per l'inadempienza Y compilare il modulo Z, etc etc)

il mio consiglio è quello di trovare un programmatore faccia a faccia per eventualmente realizzare il programma, in questi casi da remoto fai poco o niente, inoltre c'è da considerare il fattore monetario, se serve gratis oppure se si è disposti a pagare.

poi il tipo di applicazione (maschera access o programma fatto ad hoc) dipende molto dai requisiti esatti.

[gioveclg]

io compilo in word e stampo in cartaceo...mi hanno detto...stampa unione...in poche parole che una volta inserito un dato venga inserito in vari documenti...quindi campi moduli chiamati N per nome C per cognome...inseriti questi due dati cioe' pinco pallino...venga inserito in un documento word...in nome e cognome...spero di trovare qualcuno che mi dia imput...cavolo...sai quanto tempo risparmio...

[gioveclg]

vedo che qua nessuno mi puo aiutare...

[Player1]

Ciao, che versione di word utilizzi?
Se 2007, 2010 o 2013 posso provare a darti una mano io.

[gioveclg]

utilizzo word 2010....dai vi prego aiutatemi...

[Player1]

Perfetto, word 2010, il mio preferito!

Quello che vuoi fare è molto semplice ma devi capire bene il meccanismo che sta alla base della procedura.
Allora tu attualmente hai:
- una serie di moduli con dei campi vuoti che devi ogni volta inserire a mano.
Alla fine di questa procedura tu avrai:
- un file in cui dovrai inserire solo dei dati. Chiamiamolo file dati.
- i moduli che avevi prima modificati in modo tale che recuperino automaticamente i dati che tu inserisci nel file dati.

1) IL FILE DATI
Per prima cosa creiamo il file dati, si tratta di un file access mdb ma non avrai bisogno di usare access visto che puoi crearlo e gestirlo direttamente da word in modo molto semplice.
Prima di iniziare la sua creazione devi fare un elenco di tutti i campi che normalmente inserisci a mano. L'elenco deve contenere i campi presenti in TUTTI i moduli PRESI UNA SOLA VOLTA quando si ripetono.

Esempio se tu hai:
modulo A in cui devi inserire "Nome", "Cognome", "Indirizzo", "Targa veicolo"
modulo B in cui devi inserire "Nome", "Cognome", "Data", "Numero di telefono"
modulo C in cui devi inserire "Cittadinanza", "Codice fiscale", "Numero di telefono"

l'elenco dei campi sarà "Nome", "Cognome", "Indirizzo", "Targa veicolo", "Data", "Numero di telefono", "Cittadinanza", "Codice fiscale". Perché "Nome" e "Cognome" si ripetono nel modulo A e nel modulo B e vanno presi una sola volta. "Numero di telefono" si ripete nel modulo B e nel modulo C e va preso una sola volta.

Apri il word, apri uno qualsiasi dei moduli e vai su "Lettere" -> "Seleziona destinatari" -> "Crea nuovo elenco".
Ti si aprirà una finestra con molte colonne già inserite.
Clicca sul pulsante in basso "Personalizza colonne..".
Si aprirà una nuova finestrella in cui puoi notare il nome dei campi al centro e sul lato destro i pulsanti "Aggiungi", "Modifica" ed "Elimina".
Utilizza questi tre pulsanti per modificare l'elenco dei campi a tuo piacimento, qui dovrai inserire tutti i campi dell'elenco che hai appena fatto.
Quando hai finito clicca su Ok per tornare alla finestra di prima, nella quale, ora saranno presenti le colonne relative al tuo elenco di campi.
Clicca su OK. Si aprirà una nuova finestra nella quale va inserito il nome del file dati. Scegli il nome che preferisci ad esempio "fileDati" e clicca su "Salva", mi raccomando assicurati di salvarlo in una posizione comoda in modo che tu sia in grado di ritrovarlo in seguito perché ti servirà.

2) LA MODIFICA DEI MODULI
In questa fase dobbiamo modificare i moduli in modo tale che d'ora in avanti prendano i dati dal fileDati e non più manualmente.
QUESTA PROCEDURA VA FATTA PER CIASCUN MODULO.
Apri il modulo come se dovessi inserire i dati a mano.
Vai su "Lettere" -> "Seleziona destinatari" -> "Usa un elenco esistente..".
Ti si aprirà una finestra dalla quale dovrai scegliere il file dati che hai salvato prima, selezionalo e poi premi "Apri".
Ora devi associare i campi del file dati al modulo, posizionati con il cursore del mouse nella posizione in cui deve essere inserito automaticamente un campo, vai su "Lettere" -> "Inserisci campo unione" e seleziona il campo che dovrà poi essere inserito.
Fai questa operazione per tutti i campi del modulo, quando hai finito SALVA il modulo in modo da non dover compiere più questa operazione.
Ripeti questa procedura per tutti i moduli selezionando sempre lo stesso file dati. Ricordati sempre di salvare i moduli alla fine della procedura.

Ok ora è tutto pronto!!! Nota che la parte della procedura che abbiamo appena visto va fatta solo la prima volta per "configurare" i moduli. Una volta che hai salvato il file dati ed i moduli in questa forma non dovrai mai più eseguire i passi 1 e 2 spiegati sopra.


Ecco come devi fare d'ora in avanti a compilare tutti i moduli automaticamente:

1) INSERIMENTO DEI DATI
Apri un modulo qualsiasi di quelli che hai modificato vai su "Lettere" -> "Modifica elenco destinatari"
In basso a sinistra c'è un riquadro "Origine dati" fai doppio click sul file dati.mdb
Si aprirà una finestra con le varie colonne, se all'interno delle colonne ci sono già dei dati che non ti servono più cancellali ed inserisci i nuovi dati.
NOTA BENE: Per velocizzare ancora di più il tuo lavoro puoi inserire anche più righe mediante il pulsante in basso "Nuova voce". In questo modo puoi inserire i dati di più persone e poi word creerà automaticamente per ciascuna persona tutti i moduli necessari.
Quando hai inserito tutti i dati che ti interessano fai click su "OK" e poi su "Sì" per memorizzare i dati che hai inserito.

2) CREAZIONE AUTOMATICA DEI MODULI
Apri i moduli che vuoi compilare automaticamente e vai su "Lettere" -> "Finalizza e unisci" -> "Modifica singoli documenti.."
Si aprirà una finestra che ti chiede quanti record vuoi utilizzare, tu seleziona "Tutti" e clicca su ok.


Spero di essere stato chiaro, se hai problemi chiedi pure

[gioveclg]

mannagggiiiiaaaa nn mi ha avvisato la notivica via email...scusa

io ho tutti i documenti tutti gia' pronti se vuoi te li mando pure per vedere piu' o meno come sono
scusa che nn ti ho risposto subito

io ho tutti i documenti pronti...ho visto che bisogna avere dimestichezza con access..

[gioveclg]

ho provato hai spiegato molto bene..si l'idea e' quella...pero' io volevo una cosa..visto che comunque usa un database cioe' viene salvato....ma scusa se si creasse un database con access...dove l'inserimento viene messo con una maschera...carina...quindi in word creo un file con piu' pagine...dove uno dietro l'altro metto tutti i miei documenti che mi servono e poi do il comando di inserimento come mi hai spiegato...si puo' fare una compilazione piu' dettagliata...oppure i dati creati con access non sono compatibili con word..
la cosa ideale e' creo un elenco di cose da inserire con access dove quelle cose verranno inserite in vari documenti di word..
non so magari dico cose impossibili da fare...

[Player1]

Quello che tu dici si può fare con Access e ma purtroppo non uso mai questo programma quindi non posso aiutarti su questa parte. Access e Word sono compatibili, in pratica con Access non fai altro che creare una maschera che genera il file che io ho chiamato nel mio esempio "file dati", il funzionamento di word rimane identico.
Purtroppo non ho mai creato maschere in access mi dispiace

[ChristinaAemiliana]

Comunicazione di servizio: ho modificato il titolo del thread in modo che si capissero gli estremi della richiesta, come da regolamento.

[gioveclg]

ok...si in effetti...creare una maschera ci sono tutorial che spiegano...ma il punto qual'e'....quando con la maschera raccolgo i dati...come faccio a fargli capire immetti i dati raccolti con access all'interno dei documenti di word...in automatico? quindi io creo la maschera e cliccando automaticamente inserisco...ci sono i report pero' non e' possibile sostituirli con documenti word...quindi ci sara' un tot di documenti che verranno compilati...e delle caselle di controllo che aggiungono documenti se servono...pero' qua mi sa che c'e' bisogno di un programmatore.....nn so..
help... chi puo'

[Player1]

Non credo ci sia bisogno di un programmatore, puoi fare anche tutto da solo, mi sembri una persona con molta voglia di imparare e questa è la cosa fondamentale per fare le cose. Come ti dicevo non so usare Access ma concettualmente dovresti fare così:
Una volta che con la maschera hai inserito i dati puoi salvare questi dati in un file di database diciamo che questo file lo chiami fileDati.MDB .
Poi puoi seguire la mia guida di sopra per inserire i dati nei moduli word. Guarda il punto numero 2 delle istruzioni che ti ho postato e quando ti dico di aprire il file dati apri il file che hai creato con la maschera di access.

[gioveclg]

volevo vedere...se era possibile gia' in access cliccare un pulsante un collegamento per avviare l'inserimento...prova a vedere se e' possibile...se puoi se ti viene in mente qualcosa..

[alesmile]

Ciao, ho letto che stai cercando un programma in access che aiuti nel tuo lavoro....wche ti permetta di eseguire una compilazione di verbali in automatico dopo aver inserito dati essenziali quali cognome nome nato il a residenza documento etc. Io ho sviluppato nel limite delle mie conoscenze access e word stampa unione proprio ciò che stai cercando....nel caso tu fossi interessato sono qui....fammi sapere. Chiaramente poi dovrai fare alcune modifiche inserendo i verbali con intestazione ufficio e cercare di smanettare un po nei vari moduli semplicissimo di programmazioni inseriti in access.

[stefanotran]

Ciao sarei interessato al programma.
Grazie Stefano Tranquillità

[serfil84]

Le tue istruzioni sono state eccezionali. Solo una info...come mai nonostante utilizzi come Campo unione una data dove l'origine è impostata come gg/mm/aaaa viene convertita poi in mm/gg/aaaa?

Sapete darmi qualche dritta?

Originariamente inviato da Player1

Perfetto, word 2010, il mio preferito!

Quello che vuoi fare è molto semplice ma devi capire bene il meccanismo che sta alla base della procedura.
Allora tu attualmente hai:
- una serie di moduli con dei campi vuoti che devi ogni volta inserire a mano.
Alla fine di questa procedura tu avrai:
- un file in cui dovrai inserire solo dei dati. Chiamiamolo file dati.
- i moduli che avevi prima modificati in modo tale che recuperino automaticamente i dati che tu inserisci nel file dati.

1) IL FILE DATI
Per prima cosa creiamo il file dati, si tratta di un file access mdb ma non avrai bisogno di usare access visto che puoi crearlo e gestirlo direttamente da word in modo molto semplice.
Prima di iniziare la sua creazione devi fare un elenco di tutti i campi che normalmente inserisci a mano. L'elenco deve contenere i campi presenti in TUTTI i moduli PRESI UNA SOLA VOLTA quando si ripetono.



Apri il word, apri uno qualsiasi dei moduli e vai su "Lettere" -> "Seleziona destinatari" -> "Crea nuovo elenco".
Ti si aprirà una finestra con molte colonne già inserite.
Clicca sul pulsante in basso "Personalizza colonne..".
Si aprirà una nuova finestrella in cui puoi notare il nome dei campi al centro e sul lato destro i pulsanti "Aggiungi", "Modifica" ed "Elimina".
Utilizza questi tre pulsanti per modificare l'elenco dei campi a tuo piacimento, qui dovrai inserire tutti i campi dell'elenco che hai appena fatto.
Quando hai finito clicca su Ok per tornare alla finestra di prima, nella quale, ora saranno presenti le colonne relative al tuo elenco di campi.
Clicca su OK. Si aprirà una nuova finestra nella quale va inserito il nome del file dati. Scegli il nome che preferisci ad esempio "fileDati" e clicca su "Salva", mi raccomando assicurati di salvarlo in una posizione comoda in modo che tu sia in grado di ritrovarlo in seguito perché ti servirà.

2) LA MODIFICA DEI MODULI
In questa fase dobbiamo modificare i moduli in modo tale che d'ora in avanti prendano i dati dal fileDati e non più manualmente.
QUESTA PROCEDURA VA FATTA PER CIASCUN MODULO.
Apri il modulo come se dovessi inserire i dati a mano.
Vai su "Lettere" -> "Seleziona destinatari" -> "Usa un elenco esistente..".
Ti si aprirà una finestra dalla quale dovrai scegliere il file dati che hai salvato prima, selezionalo e poi premi "Apri".
Ora devi associare i campi del file dati al modulo, posizionati con il cursore del mouse nella posizione in cui deve essere inserito automaticamente un campo, vai su "Lettere" -> "Inserisci campo unione" e seleziona il campo che dovrà poi essere inserito.
Fai questa operazione per tutti i campi del modulo, quando hai finito SALVA il modulo in modo da non dover compiere più questa operazione.
Ripeti questa procedura per tutti i moduli selezionando sempre lo stesso file dati. Ricordati sempre di salvare i moduli alla fine della procedura.

Ok ora è tutto pronto!!! Nota che la parte della procedura che abbiamo appena visto va fatta solo la prima volta per "configurare" i moduli. Una volta che hai salvato il file dati ed i moduli in questa forma non dovrai mai più eseguire i passi 1 e 2 spiegati sopra.


Ecco come devi fare d'ora in avanti a compilare tutti i moduli automaticamente:

1) INSERIMENTO DEI DATI
Apri un modulo qualsiasi di quelli che hai modificato vai su "Lettere" -> "Modifica elenco destinatari"
In basso a sinistra c'è un riquadro "Origine dati" fai doppio click sul file dati.mdb
Si aprirà una finestra con le varie colonne, se all'interno delle colonne ci sono già dei dati che non ti servono più cancellali ed inserisci i nuovi dati.
NOTA BENE: Per velocizzare ancora di più il tuo lavoro puoi inserire anche più righe mediante il pulsante in basso "Nuova voce". In questo modo puoi inserire i dati di più persone e poi word creerà automaticamente per ciascuna persona tutti i moduli necessari.
Quando hai inserito tutti i dati che ti interessano fai click su "OK" e poi su "Sì" per memorizzare i dati che hai inserito.

2) CREAZIONE AUTOMATICA DEI MODULI
Apri i moduli che vuoi compilare automaticamente e vai su "Lettere" -> "Finalizza e unisci" -> "Modifica singoli documenti.."
Si aprirà una finestra che ti chiede quanti record vuoi utilizzare, tu seleziona "Tutti" e clicca su ok.


Spero di essere stato chiaro, se hai problemi chiedi pure

[travis90]

Originariamente inviato da serfil84

gg/mm/aaaa viene convertita poi in mm/gg/aaaa?

Devi modificare il campo, poi vai in basso su Codici di campo e scrivi
\@ "DD/MM/YYYY"

Vorrei portare avanti l progetto di gioveclg.

Ho già fatto un database in access che funziona invece con il personale e la gestione di un ufficio, una maschera con i dati del personale, ecc, le autovetture, i file word che si compilano automaticamente con i dati del personale salvati in una tabella di ACCESS
(il sottoscritto <Cognome> <Nome> chiede un permesso orario....).

Quello che sarebbe utile a gioveclg,, è avere una maschera dove si inseriscono più persone.

Ma attualmente non so come si possa fare una Stampa Unione Multipla che prenda i dati da più record della tabella di Access.