Email doppie con Outlook

[mabe23]

Ho avuto questo problema e non ho trovato la vera soluzione su nessun forum...
A seguito di vari tentativi sono riuscito a risolvere e penso possa essere utile a qualcuno postare quanto da me riscontrato. Ecco dunque una soluzione valida al problema EMAIL DOPPIE con OUTLOOK.
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Se usate il programma di posta della Microsft, Outlook (e non Outlook Express), potrebbe esservi capitato un inconveniente davvero fastidioso. Outlook è davvero un ottimo software per la gestione della posta, degli appuntamenti, dei contatti e non solo. Ha però un "problemino" relativo all'archiviazione dei dati che può arrivare a danneggiare l'archivio stesso. Quando il file di archivio si compromette ecco che si verificano strani eventi come il download ripetuto delle stesse email. Il risultato è che ci troviamo con tutte le email doppie ed in alcuni casi triple!
Dopo vari tentativi ho risolto il problema e dato che c'è una procedura precisa per farlo (non diffusa, purtroppo, nemmeno sul sito Microsoft!) ho deciso di condividerla. E' una procedura articolata e consiglio di eseguirla solo a chi ha dimestichezza con l'uso di windows e di outlook.
La procedura non vale per Outlook Express, o almeno non ho avuto modo di verificare.

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PROCEDURA
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Step 1 - Annotazione degli account

Prima di operare qualsiasi modifica annotatevi i dati degli account di posta (email, password, autenticazione, pop3, smtp, ecc) perchè sarà necessario un "reset" totale. E' possibile farlo in maniera automatica e guidata tramite i tools di Micorsoft, ma se non avete dimestichezza optate per la copiatura a mano.
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Step 2 - Backup del file PST

Copiate i file PST in una zona sicura. I file PST contengono le email, i contatti, le attività... insomma, tutto il "mondo Outlook"! Consiglio un backup manuale, vale a dire un copia ed incolla dei file PST dalla cartella di origine ad una cartella di archivio provvisoria.
Attenzione! Copiateli e non eliminateli dalla cartella di origine: ci serviranno lì. E' solo una copia a scopo precauzionale.
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Step 3 - Eliminazione degli account

Ora eliminate ogni account di posta configurati in Outlook. E' indispensabile!
Consiglio anche l'eliminazione delle regole. Non so questo quanto possa influire ma lo consiglio più che altro per non vanificare l'ora di lavoro che vi aspetta.
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Step 4 - Creazione di un nuovo file PST

Per ottenre il risultato è indispensabile lavorare su un file di posta vergine, dunque, create un nuovo file PST. Createlo, ovviamente, nella cartella predefinita di Outlook, dove già risiede il file contenitore principale (outlook.PST) e quelli di archivio originali (archive.PST).
Il nuovo file (chiamatelo come preferite, ad esempio: pst_new.pst) appena creato dovrà essere impostato come predefinito (per l'archiviazione delle nuove email) perchè andrà a sostituire il vecchio file di posta (outlook.PST).
Una volta impostato come predefinito il nuovo file PST (ad esempio: pst_new.pst) possiamo procedere l'operazione più noiosa.
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Step 5 - Copia delle email, dei contatti, delle attività, ecc...

Non dimenticate di operare senza account attivi! Sono stai eliminati e operate dunque in assenza di account email configurati. Se fosse necessario impostare almeno un account per operare (qualche versione di Outlook su cui non ho ancora operato potrebbe richiederlo) impostate una password volutamente errata o tutti i server POP3, SMTP, IMAP fasulli. O, meglio ancora, scollegate il cavo di rete, disattivate il WiFi o disinserite l' Internet-Key.
Insomma, fate in modo che durante queste operazione Outlook non si connetta alla rete e scarichi la posta.
Se avete seguito ogni step avrete ora almeno due cartelle di posta: l'originale (Cartelle Personali che fa riferimento a Outlook.PST) ma non più predefinita e la nuova (Cartelle Personali che fa riferimento a pst_new.PST) impostata da voi come predefinita. Qualcuno avrà anche altre cartelle come quelle "Archivio" o altre da lui create.
Consiglio di rinominare le Cartelle Personali per evitare confusione. Non modificate il nome alla Cartelle Personali vergine e rinominate la vecchia Cartelle Personali in Cartelle Personali OLD.
Ora armatevi di pazienza e attenzione e cominciate a spostare tutte le email dalla vecchia Cartelle Personali OLD alla nuova Cartelle Personali ancora vergine. Se avete delle sottocartelle, allora vi consiglio di non spostare le sottocartelle per intero ma di procedete creando una nuova sottocartella e spostando solo le email in esse contenute.
Mi spiego meglio! In Cartelle Personali OLD avrete certamente la sottocartella Posta in Arrivo e qui, magari, vi siete creati le sottocartelle Fornitori, Clienti e Banche.
Se così è, allora, andate nella nuova e predefinita Cartelle Personali, selezionate la cartella Posta in Arrivo (già presente e vergine) e qui create manualmente le nuove cartelle Fornitori, Clienti e Banche.
Fatto questo andate nella vecchia Cartelle Personali OLD, in Posta in Arrivo, in Fornitori, selezionate le email contenute in essa e rilasciatele nella posizione speculare della nuova Cartelle Personali (Cartelle Personali -> Posta in Arrivo -> Fornitori.
Così fate anche per le cartelle Clienti, Banche e per ogni singola cartella che è presente in Cartelle Personali OLD. Stessa cosa per i Contatti!
In parole semplici ma chiare, lo scopo è evitare di ridurre al minimo la copia dell'errore di Outlook, dunque, anzichè spostare le cartelle, ri-createle.
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Step 6 - Creazione degli account di posta

Terminata la copia delle email, dei contatti e di tutto ciò che è necessario, configurate gli account.
Io li creo manulamente senza sfruttare nessun tool di automazione per evitare di trasferire eventuali errori che possano causare vecchi problemi e dunque vanificare il lavoro fin qui eseguito.
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Step 7 - Test (sanza allarmarsi!)

A questo punto avviate la ricezione della nuova posta e non allarmatevi se vedete che Outlook scarica le email che sono già presenti perchè questo non significa ancora nulla. Outlook, infatti, scaricherà tutto ciò che risiede sul server di posta comprese quelle già presenti (se era attiva l'opzione "Lascia sul server per N giorni") perchè il lavoro da voi fin qui fatto, non influisce sulle email che già presenti in Outlook ma solamente su quelle da scaricare.
Quello che è davvero necessario per capire se ora Outlook opera correttamente è inviare una nuova email da un'altra posizione (o attraverso una WebMail o attraverso un altro PC con account di posta differenti) su ciascun account presente sul nostro nuovo Outlook e ammirare compiaciuti che questa è scaricata una sola volta!
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Rassicurazioni

Non so se esistono alre soluzioni più rapide ed onestamente non le ho trovate ...nemmeno sul forum di Microsoft!
Ciò che posso dire è che questa soluzione è funzionante. L'ho applicata almeno una decina di volte e su versioni differenti e ha sempre portato al risultato preventivato. Niente più email duplicate!
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FINE

[emmedi]

Sull'argomento esiste una discussione ufficiale:
http://www.hwupgrade.it/forum/showthread.php?t=1983728

Questa viene chiusa.

Ricordo la presenza, in cima alla sezione, dell'elenco delle discussioni ufficiali:
http://www.hwupgrade.it/forum/showthread.php?t=2172687