Regola Outlook che non si attiva in automatico

[Arat]

Buongiorno a tutti,
non so se sono nella sezione giusta, vorrei segnalare un problema che sto riscontrando sull'applicazione di Outloook. Nel computer di lavoro ho Windows 11. In pratica visto che a lavoro abbiamo una cartella di reparto condivisa che viene gestita e letta da più persone in postazioni diverse, se da una postazione viene letta la mail automaticamente viene segnata su tutte le postazioni come “già letta”, creando in questo modo delle difficoltà nel processo di gestione degli ordini. Per ovviare a questo problema mi sono creato una regola, ovvero "applica la regola all'arrivo di un messaggio - inviato a X - sposta una copia del messaggio nella cartella Y". Così in questo modo potrei avere una copia dei messaggi che arrivano al reparto direttamente nella casella di posta elettronica di lavoro a mio nome che utilizzo soltanto io, e vedere da lì i vari messaggi. Ho attivato questa regola e risulta attiva, ma all'arrivo di ogni messaggio la copia non si crea e non viene spostata, a meno che non vada su "regole e avvisi - applica regole" e la applichi manualmente.
Sapete a cosa può essere dovuto questo problema di mancata attivazione automatica della regola?