buone regole per firma della mail

[mnoga]

Ciao a tutti,
dovrei standardizzare la firma delle mail della ditta in cui lavoro, volevo chiedervi se conoscete qualche regola standard di buona condotta per essere il più standard possibile ed evitare casini di ogni genere.

da quel che so sarebbe preferibile evitare le mail in html,poi se non erro prima della firma dovrebbe esserci il -- (trattino trattino spazio caporiga) giusto?

altre cose?massimo 4 righe di mail o sbaglio?
l'informativa sulla privacy è obbligatoria stampata o va bene un link?

grazie a tutti