aggiornare automaticamente contatti outlook

[garfield14vsl]

programma: outlook 2000
rete aziendale su server microsoft exchange
il titolare dell'account mi ha chiesto che vorrebbe digitare le prime lettere del nome del personaggio a cui spedire la mail senza scriverlo per intero.
Ciò accade con tutti i contatti aziedali che sono nella rubrica di outlook, ma quando gli giunge una mail da un esterno e crea una nuova mail non ritrova l'indirizzo (nel senso che digitando le iniziali non completa il nome).
Ora come faccio ad aggiungere automaticamente gli indirizzi quando gli arriva la posta?
A me pare una boiata perchè tutto lo spam (ammesso che si possa fare ciò che chiede) poi gli resterebbe nella rubrica di outlook....
Ho già guardato questo link http://support.microsoft.com/kb/295713/it ma è inutile