Informatizzazione contatti clienti

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Mi è stato chiesto di informatizzare un archivio clienti di una riserva di caccia.
I requisiti per la reperibilità sono:

• email
• compleanno
• data ultima visita del cliente

usano Outlook 2007 per la posta, quindi ho pensato di usare quello... tanto il lavoro sulle email serve comunque per potergli scrivere senza fare stupidi copia-incolla, ed il compleanno ho visto che viene aggiunto automaticamente al calendario.
Per il dato aggiuntivo della visita penso si possa tranquillamente usare il campo "note".
Il problema, se non è solo una fissa mia, è che c'è una sola impostazione di avvisi, quella di default, a meno che non si vada a modificare ogni ricorrenza (intendo aggiungere a mano altri allarmi, agendo sull'intera ricorrenza, inutile dire che non è pratico).

Avete suggerimenti per eventuali alternative? Mi piace molto che GoogleCal mandi le email per le notifiche, il problema è che bisogna avere la mail aziendale, ed aprire Google Apps for Businesses (che mi risulta lo permetta) solo per una gestione contatti non mi sembra una soluzione.