Data Management aziendale

[TRUTEN]

Allora ritorno sull'argomento aprendo un nuovo thread (il vecchio è un pò finito nel dimenticatoio).

Dopo aver sistemato il problema posta con Domino ho in scaletta la riorganizzazione dei documenti aziendali; non ho una scadenza ma vorrei almeno scegliere il prodotto prima di Natale.

La situazione odierna è molto spartana: Active Directory con le varie cartelle e relativi permessi e stop.

Quello che vorrei ottenere è:
- uno storico delle versioni/revisioni
- uno storico/log di chi ha modificato cosa
- certezza di avere l'ultima versione del documento disponibile (ma questo lo fa ogni sistema)
- superaesy da usare lato utente
- costi di licenza/manutenzione umani
- la possibilità di filtrare finemente i permessi
- abbastanza semplice da backuppare
- niente soluzioni solo cloud, i dati li voglio nella mia infrastruttura

Per ora mi hanno presentato solo il Vault dell'Autodesk, visto che abbiamo Inventor in ufficio, e fa tutto quello che chiedo e di più.
Il problema è che dovrei "rieducare" tutta l'azienda su come si lavora sui loro file quotidiani: insegnare,anche a grandi linee, che un file non va lavorato in locale, che va fatto il "check-in" e "check-out" sui file la vedo veramente ma veramente ostica sul breve e medio termine.
Il suo grande vantaggio è che si integra alla perfezione in Inventor ed in tutto l'ambaradam di Autodesk e quindi con questi problemi zero (inoltre ai progettisti se gli dici di fare impegni e rilasci per sincronizzare le revisioni ti stendono il tappeto rosso vista la quantità di rogne gli risolverei).

Tasslehoff aveva nominato Alfresco che sicuramente proverò nel breve termine (ora ho una macchina dedicata alle prove anche in ufficio) e che, almeno dagli screenshot, pare molto user-friendly.


Voi avete altri suggerimenti o prodotti da guardare?
Cosa usate nella vostra infrastruttura?

[bobafetthotmail]

da quello che chiedi mi pare che ti serva un software di synching (sincronizzazione file), tipo Torrent Sync ma professionale.

Io ho avuto a che fare con AllWaySync.
Tu sistemista metti tot cartelle in sincronizzazione con tot altre cartelle su server/backup/ndotepare e fai girare la sincronizzazione ogni tot tempo.
L'utente deve solo essere ammaestrato a piazzare e tenere file dentro le cartelle che verranno sincronizzate e non mettere i suoi documenti a casaccio.
Fa grosso modo quello che chiedi, non sono sicuro solo sui permessi.

prova tu, c'è una versione free e una a pagamento con costi umani. http://allwaysync.com/features.html

[*aLe]

@bobafetthotmail: non ho tantissima esperienza nel campo, ma... Dici che Cobian Gravity (gratuito credo anche per uso aziendale) può essere una valida alternativa ad AllwaySync per backup monodirezionale?

Sicuramente può salvare diverse versioni dei file ad intervalli regolari anche se i file sono in uso (usa Volume Shadow Copy), puoi istruirlo tu su quante versioni dei file salvare (tiene solo le ultime X, se tu lo istruisci per farlo) ed è praticamente trasparente lato utente*...
Però dubito che salvi anche un log degli accessi/delle modifiche al file. Quello suppongo (ma mi fermo qui, lato server ho poche idee e ben confuse) che si possa fare con qualche tipo di auditing direttamente da Windows Server.

L'unico problema è che Cobian "replica" secondo task schedulati ad intervalli regolari quindi la versione backuppata a volte non è l'ultimissima (e conoscendo gli utenti questo spesso è un bene) fino a che non gira di nuovo il task, mentre AllwaySync non lo conosco quindi non so come funziona (sto andando a leggere ora )

*cioè se ogni utente salva i dati in \\SERVER_X\Utenti\Nomeutente e tu imposti Cobian per copiare ad intervalli, che so, giornalieri (magari overnight) tutto il contenuto di \\SERVER_X\Utenti su \\SERVER_Y\Backup, agli utenti dovrebbe essere invisibile la cosa. Poi casomai puoi integrare con salvataggi incrementali hourly, questo non l'ho ancora provato.

[!fazz]

La butto lì, usare direttamente in sistema di versioning centralizzato?

[TRUTEN]

Ciao Ragazzi,

Allora AllWaySync non lo conoscevo ed ancora non l'ho provato però se fa solo il resync non va bene per quello che vorrei farei io.

Faccio un esempio:
Mario crea un documento
Luigi modifica il documento
Bowser cancella il documento

Con il Vault autodesk devi prima di tutto avere i relativi permessi ed anche nel caso di eliminazione del file per farlo sparire dal database l'Admin del Vault lo deve eliminare tramite il tool di amministrazione. Inoltre con Vault ad ogni modifica e relativo submit (i famosi check-in e check-out) il sistema crea una revisione del documento e nel caso mi serva una versione vecchia l'utente con permessi adeguati o l'admin la recuperano dal database.
Questo sicuramente lo fa anche alfresco

@!fazz Ma ti riferisci a SVN? Questo potrebbe andare ma i client che conosco io hanno il problema che non possono essere automatizzati in maniera semplice e quindi richiedono troppo lavoro da parte dell'utente. Per sviluppatori come me vanno benone ma per la segretaria che deve archiviare PDF ed xls non lo vedo agevole.

[!fazz]

Si intendevo Svn o anche qualcosa s. Di distribuito come hg o git

Per gli utenti tool tipo tortoisexxx non sono complicatissimo e un po' di automazione é possibile visto che sono tool a riga di comando

[bobafetthotmail]

Allora AllWaySync non lo conoscevo ed ancora non l'ho provato però se fa solo il resync non va bene per quello che vorrei farei io.

Ti ho linkato la pagina con le features, una letta magari?

Comunque, ho detto professionale per una ragione. Non fa solo il resync.
Ha anche la divisione in gruppi dei lavori di backup/sincronizzazione.

Il programma può girare sul client o sul server, ma ne basta solo uno.
Cioè o è il singolo PC che fa girare le sincronizzazioni al/ai server remoto/i o ad altri pc con una cartella dove riversare i fatti suoi (ma devi configurare ogni singolo PC e pagare licenze per tutti), o è il server che fa girare Allwaysync e tutti i client hanno solo delle cartelle condivise di Windows col server (o dei FTP/SFTP o altri modi supportati).
Se sta sul server serve solo una licenza da 20 euro e la configurazione di tutti i lavori è unica, e i client non sanno nulla di cosa succede.

Ah, il sito internet è meglio leggerlo in inglese che la traduzione in ita è fatta da Gooogle.

Il software è invece tradotto bene, anche la maggioranza della documentazione e dell'help sono in un italiano corretto (offorno la possibilità agli utenti di mandare correzioni o traduzioni nella loro lingua).

Mi è capitato che su certe postazioni si inchiodasse senza ragione alcuna quando lo facevi partire, e si risolveva facendolo partire come admin e in modalità compatibilità Windows XP SP3.

Con il Vault autodesk devi prima di tutto avere i relativi permessi

Se gira sul server basta che usi le policy di windows per le cartelle condivise, il server si connette alla cartella con un utente che ha permessi di lettura/scrittura, gli utenti hanno diritti di scrittura solo dove serve.

Per il resto direi che lavori come admin, quindi lo stesso si applica anche se lo stai facendo girare sui client.

Ok, non è un controllo fine file per file, ma per un utente è abbastanza facile da capire se gli metti tutta la roba read-only in una cartella specifica. Meglio che fare delle procedure speciali ogni volta che fanno qualcosa su un file.

anche nel caso di eliminazione del file per farlo sparire dal database l'Admin del Vault lo deve eliminare tramite il tool di amministrazione.

Questo c'è, devi avere le password da amministratore di Windos per aprire il programma di modifica, quindi gli utenti non fanno casini anche se hai installato il programma e gira dalla loro postazione.

Inoltre con Vault ad ogni modifica e relativo submit (i famosi check-in e check-out) il sistema crea una revisione del documento e nel caso mi serva una versione vecchia l'utente con permessi adeguati o l'admin la recuperano dal database.

C'è. Puoi attivare questa cosa se ti serve e anche dirgli che vuoi che tenga le cartelle con i file modificati e cancellati solo nel server, o anche nel client, che li vuoi semplicemente buttati lì, compressi o compressi e criptati.
E che fine devono fare i file dopo X giorni o dopo X modifiche/delezioni

Originariamente inviato da *aLe

@bobafetthotmail: non ho tantissima esperienza nel campo, ma... Dici che Cobian Gravity (gratuito credo anche per uso aziendale) può essere una valida alternativa ad AllwaySync per backup monodirezionale?

Spiace, mai sentito. Dicono che il codice sorgente sia stato comprato da qualcuno, non mi piace quello che sento... http://www.cobiansoft.com/cobianbackup.htm

Se vuoi una cosa gratuita ma potente per un backup monodirezionale io consiglio BackupPC, che è un'altra soluzione professionale ma richiede che il server dove effettivamente gira il programma e dove poi finiscono i backup sia Linux (il client può essere Linux Windos Mac eccetera, e gestisci il programma e i lavori attraverso la sua interfaccia web dedicata).
http://backuppc.sourceforge.net/info.html

[*aLe]

Originariamente inviato da bobafetthotmail

Se vuoi una cosa gratuita ma potente per un backup monodirezionale io consiglio BackupPC, che è un'altra soluzione professionale ma richiede che il server dove effettivamente gira il programma e dove poi finiscono i backup sia Linux

Grazie, non mancherò di dargli un occhio. Appena ho un po' di tempo lo provo, visto che sul notebook ho Linux Mint

[linux_goblin]

anche io ti consiglio alfresco, l'ho provato e mi sembra un buon prodotto
ho lavorato anche con SharePoint versione foundation (leggi gratis se hai licenza di Windows server e di un database Microsoft) ma tutte queste piattaforme anche molto potenti richiedono da parte degli utenti di modificare il loro modo di lavorare... non sempre questo è bene accolto

pensa anche che se metti in piedi questo popo' di roba dovrai anche garantirne una sorta di backup perché se ci metteranno tutti i dati aziendali è fondamentale avere una buona strategia di salvataggi

ciao,
Marco

[TRUTEN]

Originariamente inviato da bobafetthotmail

Ti ho linkato la pagina con le features, una letta magari?

Giuro che ho aperto la pagine principale e letto il sunto delle feature in main.
Dovevo essere fuso!

Comunque messo così mi pare abbastanza semplice, che fa più o meno quello che voglio e pare avere il grosso vantaggio che non modifica il modo di lavorare degli altri che è cruciale.
Già quando ho tolto Outlook 2003 e Thunderbird in favore di IBM Notes qualcuno a momenti impugnava il forcone

@linux_goblin Ovviamente in caso di messa in opera di un "papagno" simile andrà rivisto il sistema di backup che al momento è composto da una soluzione su nastri.

In ogni caso ho trovato un bel sito (bitnami) in cui ci sono già pronte un tot di VM installate e configurate di vari applicativi open source tra cui Alfresco (che è in download giusto ora). Se funziona come sbandierato fa risparmiare una marea di tempo. Tra l'altro ci sono parecchi sistema di CMS che non conoscevo ed ho messo in lista da provare.

La storia di Sharepoint non la conosco: ora approfondisco.

Grazie mille a tutti.

[dennyv]

Noi stiamo sperimentando Liferay da circa 5 mesi. Per ora devo dire con successo. E' un po' macchinosa (eufemismo) la gestione dei permessi e delle ACL. Ma una volta capito come funzionano può diventare molto potente.

Noi lo usiamo con WebDAV (su Mac OS X e Linux principalmente) e/o Liferay sync, sia su client che mobile (con applicazione ufficiale che offre crittografia on device).
Con un po' di lavoro di configurazione le performance sono molto buone. Lo usiamo principalmente come Document Management System e wiki interno. Ogni team ha il proprio sito, all'interno della stessa istanza.

Le funzioni che utilizziamo di più, nonché i requisiti forniti dal management sono:

• Controllo forte su permessi ed ACL
• Accesso client con WebDAV
• Possibilità di accedere alle revisioni precedenti di tutti i file e audit. Per i documenti di testo è anche possibile fare il diff
• Checkin/checkout dei file
• Possibilità di associare metadati (es. per i contratti)
• Conversione on-the-fly lato server dei documenti (usa LibreOffice come backend)
• Facile da backuppare: data store on disk e metadati su DB (Postgres)
• Niente blobboni giganti (i.e. ZODB/Plone)
• Free e opensource

Note negative/feature mancanti:

• Il supporto community, inteso come attenzione ai bug report è quello che è
• A volte per fare cose banali bisogna scrivere codice (java), ma si trovano un po' di guide (ha un buon SDK)
• Come tutti gli applicativi Java è un mattone se non configurato bene
• Editing collaborativo da browser, almeno per il wiki (simil Google Apps e/o Etherpad)

Il prossimo passo è integrarlo con il nuovo server LDAP che sto approntando. Ufficialmente è pienamente supportato... vedremo.

Nel mio caso gira all'interno di un LXC Linux su Ubuntu 14.04 con Tomcat, PostgreSQL e Nginx a fare da fontend e caching dei contenuti statici (il che ha migliorato radicalmente le performance).

Ne ho provati anche altri come pydio, owncloud... ma nessuno rispondeva a tutti i requisiti. Alfresco sinceramente non l'ho provato, ma è il concorrente diretto di LifeRay.

[dennyv]

Dimenticavo, è usato da personale non tecnico: una volta illustrato velocemente è risultato semplice da usare. Anche se ammetto che il livello dei miei colleghi è decisamente sopra la media...

[Tasslehoff]

Originariamente inviato da dennyv

Noi stiamo sperimentando Liferay da circa 5 mesi. Per ora devo dire con successo. E' un po' macchinosa (eufemismo) la gestione dei permessi e delle ACL. Ma una volta capito come funzionano può diventare molto potente.

Liferay non l'avevo considerato, non lo conosco bene ma l'ho sempre sentito chiamare in causa quando si trattava di implementare portali web, non come gestore documentale, anche se alla fine un portale non è altro che un insieme di scatole cinesi quindi ha perfettamente senso che ci sia qualche portlet che possa fare da documentale e sfrutti le features di profilazione e gestione acl del portale per autenticazione e autorizzazione.

Alfresco lo vedo più specifico da questo punto di vista, già il fatto che ci siano plugin per integrare OpenOffice o MS Office credo aiuti molto nel facilitare il lavoro dell'utente finale.

Cmq dato che in azienda hai già Domino sarebbe molto bello sfruttare quello, anche perchè in quel caso salteresti a priori tutta una serie di problematiche che non avrebbero senso (es backup, autenticazione e single sign-on etc etc...).
Non l'ho mai usato però so che in passato esisteva un tamplate nsf ad-hoc (non so se a pagamento o free) chiamato Document Manager, però mi pare sia stato sostituito in toto da altri prodotti IBM, tipo Quickr, a sua volta sostituito da Connections.
In questo caso poi cmq dovresti verificare la licenza di Domino, se hai la messaging per la posta dovresti migrare alla Enterprise, oppure prendere un'altra licenza di tipo utility server.

Ecco, Connections imho sarebbe la manna nel tuo caso, si integrerebbe perfettamente con Domino (via LTPA) ed è un bellissimo prodotto per fare intranet e gestione documentale, non so però quanto possono costare le licenze.

[bobafetthotmail]

Originariamente inviato da *aLe

Grazie, non mancherò di dargli un occhio. Appena ho un po' di tempo lo provo, visto che sul notebook ho Linux Mint

occhio che fare i backup del pc con su installato BackupPC (il server, detto anche localhost) richiede leggere modifiche maunali. http://backuppc.sourceforge.net/faq/localhost.html

[TRUTEN]

Quante informazioni: grazie a tutti per i feedback!

Dunque sto andando con ordine provando una soluzione alla volta.
Al momento sto provando alfresco; con la macchina virtuale preconfigurata di bitnami si risparmia un sacco di tempo e si riesce a provarla subito dopo il download.
Unica cosa è che per usarla in HyperV bisogna convertire i file vmdk di vmware in vhd con virtualbox e poi importarli (5 minuti di lavoro).

vboxmanage clonehd --format vhd source.vmdk target.vhd

Dunque riguardo al software in se non è male:
-sulla mia macchina di test ogni tanto si ferma a pensare ma qui è colpa dell'hardware in uso (E7500, 3GB di ram di cui 1 alla VM di Alfresco ed un hdd con qualche anno di servizio sulle spalle).
-Se modifico un file non mi pare faccia automaticamente la revisione. Mi pare la faccia solo se io specificatamente carico un nuovo file come nuova revisione.
-aggiunta di file, persone e relative permessi è immediata
-una volta capito per gli utenti che i file passano dal portale web mi pare abbastanza agevole però sono titubante nel caso di un nuovo file.
-non ho capito l'utilità dei "siti" se mi permette solo di caricare altri file e cartelle: ma devo caricarci un sito fatto con tool esterni? speravo in qualcosa di integrato per fare una simil-wiki ad uso interno (che potrebbe essere veramente interessate al posto di file doc e word sparsi in giro).
-non ho capito come si installano i plugin/estensioni: vorrei togliere le opzini di integrazione a google doc ed impostare i nuovi documenti ad usare libreoffice ma la console mi va in timeout: indagare

Insomma devo provarlo ancora un pò.

[linux_goblin]

-sulla mia macchina di test ogni tanto si ferma a pensare ma qui è colpa dell'hardware in uso (E7500, 3GB di ram di cui 1 alla VM di Alfresco ed un hdd con qualche anno di servizio sulle spalle).

la mia impressione è che ci voglia più ram (almeno 2Gb per una decina di utenti) e uno storage bello veloce

-Se modifico un file non mi pare faccia automaticamente la revisione. Mi pare la faccia solo se io specificatamente carico un nuovo file come nuova revisione.

si può attivare a livello di cartella per tutti i file

-una volta capito per gli utenti che i file passano dal portale web

secondo me gli utenti possono copiarli nella cartella condivisa...

per le altre domande sto ancora sperimentando...


ciao,
Marco

[Shinobi]

Domanda semi-OT: nel caso di implementazioni quanto vi fidate di prodotti open che come supporto hanno al massimo la documentazione e i forum?
Mi spiego meglio: immaginando di implementare un prodotto come Alfresco che ha sia la versione open che quella commerciale e dovendo magari dare servizio a un buon numero di utenti (150-200) qual'è il limite che vi imponete per passare dalla versione open a quella con assistenza?

[linux_goblin]

ciao, la mia fiducia nei prodotti open è altissima perché per esperienza diretta la qualità del software è molto alta

detto questo il discorso è un poco più complesso: se la versione a pagamento ha delle funzioni che a te servono l'acquisto è obbligato (esempio personale sto valutando se far acquistare zimbra)

altro ragionamento: se una realtà medio grande (150-200) può permettersi l'investimento nella versione a pagamento che magari non ha più funzioni ma garantisce l'assistenza io consiglierei di acquistarla per "stare più tranquilli" - io mi immagino i disagi e le lamentele nel momento in cui qualcosa non funziona, se l'azienda è piccola e sanno di non potersi permettere la versione full saranno disposti a qualche (ora? giorno?) fermo macchina intanto che io risolvo il problema (sperando di essere in grado)

viceversa in realtà più grandi tutto deve andare sempre perché eventuali problemi saranno più costosi (avrai più persone ferme e a girarsi i pollici e questo è sempre un costo)

questa è la mia opinione,
Marco

[bobafetthotmail]

Originariamente inviato da Shinobi

Domanda semi-OT: nel caso di implementazioni quanto vi fidate di prodotti open che come supporto hanno al massimo la documentazione e i forum?
Mi spiego meglio: immaginando di implementare un prodotto come Alfresco che ha sia la versione open che quella commerciale e dovendo magari dare servizio a un buon numero di utenti (150-200) qual'è il limite che vi imponete per passare dalla versione open a quella con assistenza?

Assumendo che non ci siano differenze sostanziali nel prodotto, cambia solo quanto possono pagare i clienti.

In generale mi sono già trovato troppe volte tra il mertello e l'incudine.
Cioè tra il SuperMegaBoss con torce e forconi e una assistenza tecnica totalmente incompetente che ripete che "sul loro sistema funziona quindi non sanno come aiutare".
E ovviamente su chi scaricano il problema? Sui sistemisti interni, non sulle scimmie che fanno programmi che stiamo usando.

Un sistema open con documentazione decente (non tutti hanno buona documentazione, ci sono anche progetti open fatti coi piedi) imho vince sempre su un prodotto con assistenza. c'è più sbattimento magari, ma se c'è un problema di solito trovi cosa c'è da hackerare per risolvere.

Su uno con due versioni ma comunque open, dipende da quanto si fidano dell'assistenza.

[Tasslehoff]

So che è brutto da dirsi ma ahimè è la triste realtà.
Dalla mia esperienza l'utilità primaria del supporto tecnico non è la risoluzione dei problemi ma la possibilità di pararsi il culo con il cliente.

Non è scontato ne banale che il supporto tecnico (anche di un big, io sono in ballo da un mese con un case con uno dei prodotti di punta IBM dal costo di svariate centinaia di migliaia di euro di licenza e non sono ancora riusciti nemmeno a capire dove stia il problema... ) sia in grado di risolvere un dato problema, però avere le spalle coperte da un contratto di supporto ti da la possibilità di scaricare la responsabilità sul produttore, magari non totalmente ma comunque in buona parte.

Per il resto molto spesso anche i prodotti open source o free prevedono un servizio di supporto venduto a parte, in altri casi magari lo offrono i soliti big che sfruttano gli stessi prodotti, ad esempio a IHS (IBM Http Server) o OHS (Oracle Http Server), entrambi basati su Apache.

Tolte queste supercazzole per pararsi e tornando su un punto di vista prettamente tecnico io non ho alcun problema a proporre ai miei clienti soluzioni open o free anzichè commerciali.
In genere le rogne sorgono per problemi nelle architetture o per una cattiva configurazione (e i prodotti commerciali non hanno necessariamente una migliore documentazione rispetto a quelli free o open, i prodotti IBM lo dimostrano ), solo in minima parte per bug dei prodotti.