ONLYOFFICE Workspace 12.0: tutte le novità della suite per lo smartworking e la gestione dei team

ONLYOFFICE Workspace 12.0 è la nuova versione della piattaforma che si concentra su produttività, usabilità e miglioramenti di sicurezza. Si basa su diversi moduli, e ciascuno di loro offre delle novità inerenti i punti che abbiamo citato. Workspace si appoggia all'altra applicazione di ONLYOFFICE per la produttività, vale a dire Docs 7.0, recentemente anch'essa aggiornata con molte nuove funzionalità e giunta alla versione 7.1.

Gestione e condivisione dei documenti efficace

Nella versione 12.0, è stata riprogettata la finestra per la condivisione dei file allo scopo di renderla più intuitiva e conveniente e aggiunto nuove impostazioni che possono aiutare a proteggere i documenti. Infatti, questi ultimi si possono impostare in maniera tale da rendere impossibile stampare, scaricare e copiare file (per sola lettura e commenti) o modificare le impostazioni di condivisione.

Server WebDAV. L'ultimo aggiornamento offre la possibilità di lavorare con altri utenti su server Web remoti attraverso client WebDAV.

Docs v7.1. La versione aggiornata di Workspace include anche l'ultima versione degli editor online. Tra le nuove funzionalità troviamo la conversione PDF, la scheda Visualizza, le animazioni nelle diapositive, l'anteprima di stampa per i fogli di calcolo e altro ancora.

Supporto a formati di file avanzati. Ora è possibile aprire file FB2, XML e OXPS. Inoltre, è stato esteso il numero di opzioni di conversione nel gestore documenti in modo da poter scaricare:

• File XML e convertirli in formati di testo supportati;
• File OXPS e convertirli in PDF
• documenti con conversione possibile in EPUB, FB2, HTML, DOTX e OTT;
• fogli elettronici con conversione in XLTX e OTS;
• presentazioni con conversione in POTX e OTP;
• documenti, fogli e diapositive con conversione in OOXML basata su macro (DOCM, DOTM, XLSM, XLTM, PPTM, POTM)

Altri miglioramenti. Ogni utente può impostare la pulizia automatica della cartella Cestino selezionando il periodo di tempo dopo il quale i file verranno eliminati definitivamente (1-2 settimane o 1-3 mesi).

Si possono anche impostare diritti di accesso predefiniti per la condivisione dei documenti. Ad esempio, se nella maggior parte dei casi si condividono file con l'autorizzazione Commento, si può impostare questo tipo come predefinito per non preoccuparsi più delle opzioni di condivisione.

Inoltre, adesso si può aggiungere tra i Preferiti un'intera cartella, oltre che i singoli file.

Mail ottimizzata

IMAP e backup. In ONLYOFFICE 12.0, è stata inserita la sincronizzazione IMAP e un'opzione per il backup e il ripristino del database del server di posta.
Nuovo aggregatore. Inoltre, è stato notevolmente migliorato il modo di lavorare dell'aggregatore di posta per un'elaborazione più rapida delle e-mail collegate.
Conferme di ricevuta. Insieme alla ricevuta di consegna già disponibile nelle versioni precedenti, ora si può richiedere la conferma di lettura nel momento in cui si inviano le e-mail. Chi riceverà l'email visualizzerà la notifica corrispondente se l'applicazione client supporta tale funzionalità.

Menzioni e-mail. Inoltre, adesso si possono taggare altri utenti presenti nel portale delle e-mail servendosi del carattere @. In questo caso, verranno aggiunti all'elenco dei destinatari.

Gestione del team rinnovata

CardDAV. Il principale miglioramento da questo punto di vista è la possibilità di creare rubriche CardDAV basate sui dati degli utenti del portale. Al momento, la sincronizzazione funziona in una direzione: quando i dati utente vengono modificati sul portale, il database CardDAV viene aggiornato automaticamente.
Nuove opzioni di autorizzazione. Nella versione 12.0 si può connettere il proprio ID Apple e gli account Microsoft per accedere al portale.

Informazioni su profilo estese. Con la nuova versione di Workspace si può aggiungere il proprio profilo Telegram tra le informazioni del profilo (oltre a e-mail, numeri di telefono, canali social, ecc.). Può essere utile se il team utilizza Telegram per le chat aziendali.

Feed aggiornato. È stata spostata la sezione Compleanni dalla Community al modulo Persone e aggiornato il feed con Compleanni e una sezione riservata ai Nuovi dipendenti.

Nuove funzionalità per calendari e progetti

Creazione di eventi semplificata. Il Campo Descrizione è stato aggiornato in modo tale da fornire opzioni per la formattazione, aggiungere elenchi e collegamenti ipertestuali per rendere più accurata la descrizione degli eventi nel calendario.

Allegati all'evento. Inoltre, si possono allegare documenti agli eventi, inclusi i file dal modulo Documenti.
Rapporti di progetto revisionati. Sono stati aggiornati i rapporti sull'attività dell'utente e sull'elenco dei progetti e aggiunto l'elemento del periodo di tempo in tutti gli altri rapporti in cui era necessario.
Menzioni. Ora è possibile taggare gli utenti nei commenti alle attività tramite @ per far loro sapere che è necessaria il loro contributo in un qualsiasi progetto. Gli utenti taggati ricevono una notifica.

Inoltre, si possono trascinare e rilasciare le sottoattività all'interno dei progetti per riassegnarle più facilmente.

Migrazione dei dati da Google

Ora è più facile passare da Google a ONLYOFFICE, che promette sicurezza per i dati conservati sui suoi server. Utilizzando il Pannello di controllo aggiornato, gli amministratori possono importare dati (inclusi profili utente, contatti e file) da Google Workspace a ONLYOFFICE.

Miglioramenti alla sicurezza

Miglioramenti generali. Sono stati risolti diversi problemi di sicurezza ed è stato spostato il servizio Elasticsearch utilizzato per la ricerca full-text e l'indicizzazione in un contenitore separato per tutte le versioni self-hosted (a causa del problema log4j). Inoltre, sono stati rivisti i meccanismi di apertura dei documenti in Private Rooms.
Verifica connessioni attive. Nei profili utente è ora possibile controllare un elenco di connessioni utilizzate per accedere al portale. Le informazioni sulla connessione includono il sistema operativo e il browser, insieme all'indirizzo IP e la posizione. Ci si può disconnettere con la possibilità di cambiare immediatamente la password nel caso in cui si siano notate attività insolite. Gli amministratori, inoltre, possono tutte le connessioni attive di un determinato utente.

Altri miglioramenti riguardano alcuni aspetti estetici, ad esempio per quanto riguarda il Feed e l'inoltro di mail. ONLYOFFICE Workspace 12.0 si può scaricare a questo indirizzo per quanto riguarda le versioni self-hosted, mentre la variante cloud è attesa a breve.