Centralizzare la posta?

[WELive]

Salve,
Lavoro in un piccolo-medio ufficio (<100 dipendenti) dove diciamo l'infrastruttura di rete non è pensata da "ufficio"
Non c'è Active Directory, ogni PC è a sè, ci sono le cartelle di rete con file aziendali. E fino a qui non mi interessa. La questione che mi invece mi interessa è la posta elettronica.

• Ci sono utenti che lavorano in IMAP sul server Aruba ma come sapete lo spazio non è illimitato, dopo il primo GB si paga fino a massimo 25GB se non ricordo male,
• Ci sono utenti che lavorano in POP con caselle da 50-60-70 GB a cui fare il backup ogni tot del PST
• Utilizzano tutti come client Outlook 365

Avendo un server Windows fisico, pensavo di centralizzare la posta lì. Cercando sul web vedo la parola magica, Microsoft Exchange? Oppure soluzioni tipo hMailServer?

Da quanto leggo, la posta è come si installasse sul server, i file sono lì e gli utenti ci accedono. Quindi tutto il backup si fa ad una sola macchina. Magia!

Mi sono perso nella difficoltà dell'operazione (Exchange che sembra richieda AD che come dicevo non è presente e non mi interessa che lo sia) e non ho trovato una guida in italiano passo passo

Quindi quello che vorrei fare è:
Buttare sti TERA di posta su un server fisico (il server ha indirizzo pubblico) e fare in modo che gli utenti ci accedano in base alla propria casella con Outlook

Possibile? Come? Chiedo il vostro aiuto!
Grazie a tutti

[Kaya]

Visto il quesito, dalle premesse ho capito che NON HAI LA PIù PALLIDA IDEA di come si amministri un server di posta. (specialmente se sExchange poi..).
Il mio consiglio è quindi quello di affidarti a servizi già in essere (tipo google for business o Microsoft Azure) e risolvere ogni futura grana.

Quindi non risponderò alla tua domanda (anche perchè scusa ma il fatto che non ci siano guide in italiano non vuol dire che non ci siano in inglese, e se non sai l'inglese allora neanche iniziare) se non col consiglio che ti ho dato sopra.

Ciao


P.s. E poi, personalmente, avrei suggerito Zimbra.

[WELive]

Azzo grazie del benvenuto! Cordiale e amorevole. Complimenti vivissimi

No, non ne ho idea di come si amministra un server di posta, ma va? Altrimenti non stavo qui ma a configurarlo. Indovina un po', posso imparare. Mica come lei che è nato "imparato".
Sì conosco l'inglese, ma se c'era una guida in italiano la preferivo, sai com'è
Se non volevi rispondere alla domanda, non postavi e ti andavi a prendere un bel caffè. Nessuno ti ha chiamato

Saluti

P.S. In attesa di persone cordiali e preparate che hanno voglia di aiutarmi, grazie

[Kaya]

Certo, non sono nato imparato, ma ho studiato.
Ho inziato studiando come funzionano le reti e i sistemi operativi.
Dopodichè ho compreso i principi dei sistemi DNS, della sicurezza , dei meccanismi di posta elettronica (con guide e le relative RFC).
Dopodichè ho studiato come NON diventare un relay di spam e come funzionano i sistemi antispam, nonchè i backup, i recovery dai backup e i disaster recovery.
E tutto quello che ci sta di contorno, specialmente su come non farmi bucare i sistemi.

Detto questo Le auguro che qualcuno di più simpatico di me Le risponda con le informazioni che si aspetta di sentirsi dire.

[OUTATIME]

Per prima cosa cercherei di standardizzare l'ambiente, con active directory e server wsus, ad esempio, poi penserei alla posta, che francamente lì lo vedo come il problema minore.
Se invece è solo la posta il tuo problema, viste le politiche informatiche inesistenti in quell'azienda, fai dei banalissimi account office365 con exchange online.

[conzi]

Originariamente inviato da WELive

• Ci sono utenti che lavorano in IMAP sul server Aruba ma come sapete lo spazio non è illimitato, dopo il primo GB si paga fino a massimo 25GB se non ricordo male,
• Ci sono utenti che lavorano in POP con caselle da 50-60-70 GB a cui fare il backup ogni tot del PST
• Utilizzano tutti come client Outlook 365

A

si, con Hmailserver lo puoi fare.
crei il dominio e gli account.
In ogni account fai scaricare la posta elettronica da aruba via pop3
Gli utenti si collegano in imap sul mailserver.
E con let's encrypt ti crei i certificati SSL.

con imapsync porti la posta imap da aruba sul mailserver.

si fa senza problemi... specialmente se non esponi il mailserver per invio/ricezione.

[WELive]

Originariamente inviato da conzi

si, con Hmailserver lo puoi fare.
crei il dominio e gli account.
In ogni account fai scaricare la posta elettronica da aruba via pop3
Gli utenti si collegano in imap sul mailserver.
E con let's encrypt ti crei i certificati SSL.

con imapsync porti la posta imap da aruba sul mailserver.

si fa senza problemi... specialmente se non esponi il mailserver per invio/ricezione.

Ho provato ma non ci sono riuscito. Da quello che ho capito devo far fare da FW un redirect dell'IP pubblico sulla porta 25, condizione necessaria affinché si possa fare. Poi magari ho sbagliato io, se mi vuoi guidare nei passaggi te ne sarei grato

[mmiat]

guarda, ci sono passato anch'io, e al netto della mia passata esperienza ti dico: EVITA! comprati GSuite o Office 365 o eventualmente se la spesa è troppa cerca un sevizio simile (soho, aruba con caselle da 10gb, ecc.), ma evitati sta rogna

[conzi]

Originariamente inviato da WELive

Ho provato ma non ci sono riuscito. Da quello che ho capito devo far fare da FW un redirect dell'IP pubblico sulla porta 25, condizione necessaria affinché si possa fare. Poi magari ho sbagliato io, se mi vuoi guidare nei passaggi te ne sarei grato

Non ti caricare di problemi che puoi evitare.
Lascia gli MX puntati verso Aruba.
Aruba riceverà la posta nelle caselle attuali, con Hmailserver la scaricherai via pop3 direttamente negli account locali che avrai creato.
Puoi centralizzare la posta SENZA esporre il server su internet.
Lascia che la posta la riceva Aruba, e spediscila (con Hmailserver) tramite Aruba.

[WELive]

Ma se faccio POP non perdo la posta inviata? Ne rimane una copia sul server locale? Inoltre ti ripeto che ho provato, non mi si connette il client al server. Mi puoi elencare i passaggi così verifico di aver configurato tutto correttamente?

[conzi]

Originariamente inviato da WELive

Ma se faccio POP non perdo la posta inviata? Ne rimane una copia sul server locale? Inoltre ti ripeto che ho provato, non mi si connette il client al server. Mi puoi elencare i passaggi così verifico di aver configurato tutto correttamente?

-Installi hmailserver
- crei il tuo dominio (azienda.ext)
- crei gli utenti (utentexyz@azienda.ext)
- entri nell'utente e scegli la tab "external account", configuri i parametri pop3 dell'account esterno, in questo modo dalla casella di posta esterna la posta viene trasferita (ogni X minuti, da tua scelta) nel tuo account "interno".
- configuri il client di posta in IMAP con i dati dell'utente che hai appena creato e con l'ip/host di hmailserver
- imposti in hmailserver la spedizione tramite il tuo fornitore di posta esterno (settings -> protocols -> smtp --> tab "delivery of email" configuri smtp relayer con i dati di un utente esterno.)

fatto questo possiamo pensare di spedire ognuno con il proprio account (usando le regole e le rotte statiche), configurare i protocolli con SSL e relativo certificato, installare una webmail ecc...

[Tasslehoff]

Premesso che concordo con Kaya, il forum esiste per dare suggerimenti, non come una guida passo passo su come fare qualsiasi cosa o un bigino per evitare di studiarsi fiumi di documentazione (che esistono e sono disponibili per tutti).

Concordo anche con chi ha suggerito di non imbarcarsi in questa impresa disperata, la posta elettronica è il tipico servizio che tutti danno per scontato e banale, in realtà è terribilmente oneroso e super critico ("apriti o cielo se si ferma la posta!" ).
Non è un caso che ormai lo standard è diventato affidarsi a un provider di terze parti (Google, MS, IBM etc etc...), e questo vale anche per le aziende con tantissimi utenti per le quali economicamente potrebbe essere vantaggioso gestirla in casa con persone dedicate.

Piuttosto che preoccuparti di spostare la posta in casa io mi porrei un altra domanda fondamentale, perchè diavolo le mailbox dei tuoi utenti crescono in questo modo?
E' evidente che di base c'è un problema serio e una cattiva gestione della posta, molto probabilmente i tuoi utenti utilizzano la posta come repository di file ed esagerano con gli allegati.

Tanto per farti un esempio, la mia mailbox personale è arrivata a 12GB di dimensione dopo 16 anni, la mia mailbox di lavoro è arrivata a 6GB in 7 anni, la precedente è arrivata a 3,5GB in 13 anni.
Capisci bene che mailbox da 50, 60, 70GB sono una FOLLIA.

Mio consiglio spassionato:

1. resta su Aruba se vi trovate bene o spostati su un altro provider (Office365 o GSuite)
2. se decidete di spostarvi altrove non pensare nemmeno per scherzo di migrare quel pattume sulle mailbox nuove, altrimenti ti ritroverai a pagare montagne di soldi per delle mailbox piene di cose inutili; fai scaricare in locale la mailbox via pop da usare come archivio per la vecchia posta e fai dei backup di quei pc da tenere al sicuro.
3. prima che gli utenti inizino ad utilizzare in malomodo anche le nuove mailbox imposta un limite umano alla dimensione delle mail (allegati inclusi), es 5/10MB; su GSuite è facilmente impostabile dalla console di amministrazione per tutta l'organizzazione, presumo esistano settings simili anche per gli altri provider.
4. se hai le competenze per farlo installati un owncloud o pydio o qualsiasi altro servizio su un vps o un server in affitto per dare uno strumento dedicato ai tuoi utenti per scambiarsi i file troppo grandi senza usare la posta.
   Se non hai le competenze per farlo o non te la senti scegliete un servizio di storage online (Dropbox, Backblaze B2 Cloud Storage, GDrive, Onedive, provali e scegli tu) e utilizzate quello.

[OUTATIME]

Originariamente inviato da Tasslehoff

Premesso che concordo con Kaya [...]

Sono d'accordo su tutto, tanne che su una cosa: provare a imporre limiti alla posta è tempo perso, se la decisione non viene dall'alto, e da quello che posso capire, è la classica azienda di dimensioni medio-piccole totalmente allo sbando dal punto di vista informatico.
Tempo e mal di pancia sprecati.

[Tasslehoff]

Originariamente inviato da OUTATIME

Sono d'accordo su tutto, tanne che su una cosa: provare a imporre limiti alla posta è tempo perso, se la decisione non viene dall'alto, e da quello che posso capire, è la classica azienda di dimensioni medio-piccole totalmente allo sbando dal punto di vista informatico.
Tempo e mal di pancia sprecati.

Chiaramente se non si propongono delle alternative e non si fa capire quali possono essere le conseguenze si andrà sempre a sbattere contro un muro.

Ma se si comincia a far capire al titolare che in una condizione del genere non si può garantire nemmeno un backup, con il rischio concreto di perdere TUTTA la posta senza alcuna possibilità di ripristino... beh allora di fronte all'inevitabile vedrai che anche il più cocciuto "sciùr Brambilla" scenderà a più miti consigli, l'ho vissuto io stesso in prima persona.