Guarda, vedendo quello che hai scritto, allora ti dico che tanto vale SPEGNERE quel server e farli migrare su cloud
Per capirsi parlo di
https://www.microsoft.com/it-it/micr...lans?market=it "Un abbonamento a Microsoft 365 include le funzionalità premium di Outlook, come un'interfaccia senza pubblicità, domini personalizzati, protezione avanzata, versioni desktop complete delle app di Office e 1 TB di spazio di archiviazione nel cloud."
Pro: spegni il server, non devi preoccuparti di backup e spazio disco, lavorano anche da casa se dovesse servire. E se gli piace quella chiavica di outlook mi pare che possano continuare ad usarlo semplicemente puntando "dall'altra parte".
Contro: costo fisso annuale (poca roba cmq) e i dati che stanno "sul cloud"
Non sono fan di Microsoft, ma questa è IMHO la soluzione da preferire per loro.
Se invece vuoi restare su questa modalità "anomala" allora si, crei due utenti separati. Ovviamente o metti IMAP oppure devi giocare con la cancellazione ritardata delle mail via pop3, ma ovviamente poi perdono la sincronia delle mail inviate