Sono anche io un sistemista da ormai quasi 10 anni, e in questo periodo ho avuto a che fare sia con aziende piccole e medio/piccole, così come con infrastrutture della PA da oltre 5000 utenti o multinazionali. Paradossalmente ho sempre avuto più grattacapi con le piccole aziende da pochi utenti che con strutture da n mila utenti.
Sono perfettamente d'accordo con quanto ti hanno già consigliato, se puoi evita di impelagarti con la gestione della parte IT. Demanda il tutto a qualcuno specializzato, esterno o interno che sia, ma che sappia perfettamente cosa fare e soprattutto quando farlo e come.
Posso perfettamente capire la rabbia di aver avuto a che fare con un'azienda che non ha supportato il cliente nel miglior modo possibile, però è bene non fare di tutta l'erba un fascio, anche perché a volte è anche vero che noi sistemisti ci imbattiamo in clienti, che non vogliono assolutamente ascoltarci e continuano a fare di testa loro su cose che poi bisogna risolvere, facendo un reverse engineering dei casini fatti.
Tra l'altro leggevo il tuo primo messaggio, dove specifichi che vuoi accedere alla posta dei tuoi dipendenti, per sapere quali sono le comunicazioni con i clienti e fornitori. Attenzione che non puoi assolutamente farlo. Violi quanto riportato nelle norme sulla privacy. Non importa che i tuoi utenti siano a conoscenza che vuoi poter accedere alle loro caselle di posta. Violi a tutti gli effetti una legge.
Puoi chiedere agli utenti di metterti in CC nelle mail che intercorrono tra loro e i clienti e/o fornitori.
Inoltre se vogliamo essere precisi, non sarebbero nemmeno ammesse login con nomi generici e l'accesso condiviso alla stessa casella di posta. Sono questioni che spesso e volentieri mi imbatto.
I nomi generici sono da evitare in quanto se ti viene contestato ad esempio che da un tuo pc sono stati scaricati file condivisi sulle note piattaforme di sharing, deve essere identificato l'utente che ha provveduto e non solo il pc. E dato che spesso mi è capitato di dover cooperare con le varie forze dell'ordine, per fornire i log di navigazione e via dicendo per indagini varie, non ti dico come si inalberano se trovano utenti generici.
Mentre per la mail condivisa, un conto se è mail generica, tipo
[email protected], mentre se la casella
[email protected] è condivisa non è accettato.
Ci sono regole che devono essere seguite se non si vuole poi rischiare anche cause in tribunale. Potrei farti numerosi esempi che mi si sono imbattutti negli ultimi anni.